Expo Roeselare
Diksmuidsesteenweg 400, 8800  ROESELARE
———————————————————

INRICHTER

1. De beurzen worden ingericht met de bedoeling bij te dragen tot de bloei van het handels­leven en de economie van de streek waarin ze worden georganiseerd.
2. De verantwoordelijke inrichter is Expozia BV, Arme-Klarenstraat 55, 8800 Roeselare.
3. Het uitvoerend Living Today comité heeft als voorzitter: de heer Stijn Couvreur. Het uitvoerend Bouwbeurs comité heeft als voorzitter: de heer Bruno Stragier.

OPENING (zie bijzonder reglement art. 4-5)

DEELNEMING (zie bijzonder reglement art. 7)

8. De aanvragen gebeuren via het online inschrijvingsformulier op de website van de beurs. Uitzonderlijk kan worden ingeschreven via een papieren inschrijvingsformulier dat volledig ingevuld en ondertekend moet ingediend worden op het secretariaat, per post/fax/email. De inrichter kan zonder reden bekend te maken, al dan niet de inschrijving aanvaarden. De inschrijvingen gebeuren ten persoonlijke titel en mogen niet overgedragen worden aan derden. Deelname is slechts geldig nadat de exposant een bevestiging per email heeft ontvangen van de organisator. Redenen om exposanten niet toe te laten zijn (niet-limitatief):

• • Verzadiging van bedrijven met een gelijkaardig product of gelijkaardige dienstverlening
  • Verbale of fysieke agressie tegenover exposanten en/of de organisatoren tijdens één van de vorige edities van de beurs, overmatig alcoholgebruik, weigeren om het algemeen reglement na te leven, …
  • Niet-betaling van de factuur voor deelname
  • Overtreding en niet naleving van de veiligheidsvoorschriften.

9. De deelnemer verbindt er zich toe slechts die producten tentoon te stellen die hij uitdrukkelijk vermeld heeft op het inschrijvingsformulier. Bij overtreding kent hij het recht toe aan de inrichter, de niet toegelaten producten van zijn stand op kosten en verant­woordelijkheid van de deelnemer te verwijderen.

VERHURING EN BETALING (zie bijzonder reglement art. 10)

12. De inschrijving (gewenste/gekozen plaats) van de deelnemer is definitief van zodra het inschrijvingsfor­mulier ingestuurd is en de volledige factuur betaald is. De inrichter is in geen geval hierdoor gebonden.
13. De inschrijver dient de factuur te betalen binnen de 8 dagen na factuurdatum. De standen worden onver­deelbaar verhuurd en kunnen niet onderverhuurd worden. Men mag er enkel voor zijn eigen firma of producten publiciteit voeren.
14. Slechts nadat de vereiste betalingen binnen de gestelde termijn verricht werden, kan de deelname als definitief beschouwd worden. De inrichter heeft het recht mits kennisge­ving aan de respectievelijke deelnemer ten alle tijde de toegekende stand (plaats en/of oppervlakte) te wijzigen. Dit gebeurt slechts uitzonderlijk en wordt door de organisator grondig gemotiveerd.
15. BETALING geschiedt enkel op rekening van Expozia BV.
16. Bij gebrek aan betaling binnen de gestelde termijnen kan de inschrijving ambtshalve geannuleerd worden. Het bedrag van reeds gemaakte facturen zal ingevorderd worden.
    16bis: Een niet betaalde factuur brengt van rechtswege een intrest op van 1% per maand, zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is.
    16ter: In geval van niet-betaling, hetzij van een gedeelte, hetzij van een gehele factuur, op de vervaldag, ten gevolge van nalatigheid of kwaadwilligheid en na ingebrekestelling, zal het bedrag ambtshalve vermeerderd worden met 12% (met een minimum van 12,39 Euro en een maximum van 495,79 Euro) als forfaitaire schadevergoeding wegens buitengerechtelijke kosten, zonder dat deze bepaling een beletsel wordt voor de eventuele toepassing van art. 1244 B.W.
17. Alle gestorte sommen blijven eigendom van de inrichter wanneer de deelnemer aan zijn inschrijving verzaakt.
18. Bij annulatie minder dan 60 dagen voor de start van de beurs, zal 50% van het bedrag aangerekend worden. Bij annulatie minder dan 30 dagen voor de start van de beurs, zal de exposant de volledige som dienen te betalen.

STANDEN

19. De standen worden verhuurd volgens uittekening op het grondplan. De minimum stand­ oppervlakte bedraagt 18m² (behoudens specifieke uitzonderingen). Het huren van een standruimte geeft geen enkel recht op aanspraken voor volgende beurzen. De exposanten kunnen op basis van het digitale beursgrondplan van Expo Hallen Roeselare  hun standruimte kiezen; de organisatie probeert in de mate van het mogelijke deze wens(en) te respecteren. Indien niet (meer) mogelijk, dan wordt door de organisatie een gelijkwaardige stand oppervlakte toegekend, al dan niet in samenspraak met de exposant/deelnemer.  Het is mogelijk een optie te nemen op een bepaalde standruimte en dit max. gedurende een periode van 14 dagen. Hierna vervalt deze optie, tenzij anders overeengekomen door de organisatie. Iedere deelnemer is verplicht op zijn kosten en verantwoordelijkheid een stand te bouwen: wanden, verlichting, vloerbe­kleding. Bij niet-naleving vervalt de kandidatuur voor het volgend jaar.
20. De deelnemers zijn strikt gehouden aan de hun toegewezen standen en afmetingen. Bovendien mogen zij de breedte der gangen onder geen enkele voorwaarde verminderen.  De inrichter kan door zijn aangestelden en op kosten van de deelnemer de stand terug­brengen tot de juiste afmetingen.
21. Expositiewagens kunnen toegelaten worden in de hallen op uitdrukkelijk en voorafgaand verzoek.
22. De deelnemer is verplicht ervoor te zorgen dat zijn stand onberispelijk net blijft.
23. Naast de bestaande brandblusinstallatie wordt, ten einde de veiligheid te verhogen, in bepaalde standen een draagbaar snelblusapparaat, inhoud 6 kg. Type ABC, door de zorgen van de inrichter geplaatst. De deelnemer blijft er verantwoordelijk voor dat het toestel in ongebruikte en onbeschadigde toestand terugbezorgd wordt, tenzij het diende gebruikt te worden voor brandbestrijding.
24. Voor de inrichting en de versiering van de standen mogen geen gemakkelijk brandbare materialen, zoals stro, papier, karton, gordijnen en doeken die geen brandvertragen­de behandeling hebben gekregen worden gebruikt. Op vraag van de brandweer dient een attest voorgelegd te worden.
    Daarenboven mogen ook geen materialen worden gebruikt die onder invloed van warmte rookgassen vrijgeven, zoals polystyreen, bedekkingen in PVC, isomo en dergelijke.
    Het is ten strengste verboden kaarsen te laten branden op de standen.

OPBOUW EN AFBRAAK VAN DE STANDEN

(zie bijzonder reglement art. 25bis en art. 31)

25. De tentoonstellingshallen zijn toegankelijk voor de deelnemers vanaf de dag medege­deeld in het bijzonder reglement en/of in het afzonderlijk document met betrekking tot opbouw en afbouw.
    Geen enkele deelnemer mag aan de inrichting van zijn stand beginnen zonder voorafgaande toelating van het secretariaat.
    Het secretariaat zal dan voor de nodige praktische aanwijzingen instaan.
26. In de expo is een effen vloer. Het is formeel verboden de vloer te beschilderen, te beplakken of erin te nagelen.
27. Alle deelnemers zijn verplicht een onderlegger op de vloer aan te brengen bij de opbouw, het gebruik en de afbraak van hun stand, teneinde alle bevuiling door olie, verf of mortel­specie enz. te vermijden. Het is verboden verfresten e.d. uit te gieten elders dan in de opgestelde vaten.
28. De deelnemers zijn ertoe gehouden hun standen te plaatsen en weg te nemen zonder schade aan te richten aan muren, vloeren of wanden. Derhalve is het verboden op eender welke wijze de standen vast te hechten aan muren, spanten of vloeren.  Beschadigingen zullen onmiddellijk vergoed moeten worden.
29. Tijdens de opbouw en afbraak van de standen is het enkel toegelaten met personenwa­gens, camionetten en lichte vrachtwagens op luchtbanden in de Hallen te rijden.
30. Zie bijzonder reglement.
31. Standen welke niet beantwoorden aan de door de inrichter gestelde normen zullen niet meer toegelaten worden.

TOEGANGSPRIJZEN (zie bijzonder reglement art. 34-35)

36. Exposantenbadge: personen die een stand bedienen krijgen vrije toegang op vertoon van een uniforme badge met het logo van de beurs. Deze badges kunnen afgehaald worden op het secretariaat van de beurs bij de start van de opbouw van de betreffende stand.  Er worden geen badges meer uitgereikt tijdens de beurzen.  Ingeval van misbruik door de exposant en/of zijn medewerkers kunnen deze badges teruggeëist worden en wordt de huurwaarborg ingehouden.

PUBLICITEIT en PROPAGANDA

37. Aan het publiek wordt gratis een catalogus uitgereikt. Elke deelnemer heeft het recht op één kosteloze inlassing in de catalogus (naam, standnummer).
38. De inrichter maakt gebruik van verschillende publicitaire middelen, zoals een mediamix (zie bijzonder reglement art. 39) publiciteitspanelen, wegwijzers, affiches, autovignetten.
39. Indien dit passend is binnen de context van de beurs, last de organisatie activiteiten in ten einde het publiek vooral op de werkdagen aan te trekken.

VERZEKERING

41. Een verzekering tegen brand is inbegrepen in de huurprijs van de standen. De deelnemer verplicht er zich toe de lijst van de tentoongestelde producten (aard, hoeveelheid, waarde) op het inschrijvingsformulier nauwkeurig in te vullen.  Bij het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verklaart hij zich akkoord af te zien van elk verhaal ten opzichte van de inrichter en de Stad. Elke exposant dient eveneens een eigen BA-verzekering af te sluiten.  De organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal of schade door derden of exposanten tijdens opbouw, de beurs en afbouw. Om het risico op diefstal in te dekken, volstaat het soms (afhankelijk van het contract) om de eigen makelaar te contacteren en de mededeling te doen dat de goederen tijdelijk in expo Roeselare worden ondergebracht voor de periode van de beurs. Vaak bestaat de mogelijkheid om de bestaande diefstalverzekering aan te passen. Informeer u bij uw makelaar.

ELEKTRICITEIT EN VERLICHTING

42. Iedere deelnemer dient over een eigen aansluitdoos te beschikken. De hoofdschakelaar in de stand is een differentieelschakelaar (verliesstroomschakelaar) met een gevoeligheid van max. 0,3 Amp. Deze kan gehuurd worden aan de organisatie en kan door de exposant afgehaald worden aan het secretariaat bij de start van de opbouw.
43. De elektrische uitrusting van iedere stand moet voldoen aan
    – de voorschriften van het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming (ARAB)
    – de bepalingen vermeld in de laatste uitgave AREI.
    – de voorschriften van de inrichter
44. Aarding: van toestellen welke volgens de voorschriften geaard moeten zijn, dient de aansluitkabel voorzien te zijn van een bijkomende geleider van een geel/groene kleur.
45. Voedingsspanning: bedraagt 220/380 volt.
46. Keuring: de elektrische installatie van de deelnemer zal aan een keuring onderworpen worden overeenkomstig voormelde voorschriften door een erkend keuringsorganisme hiervoor aangeduid door de inrichter. Na goedkeuring mag de installatie enkel door de hiertoe aangewezen elektricien op het net van de beurs aangesloten worden.  Wan­neer de verdeling van de veiligheden voldoen, wordt op de aansluitkabel een vijfpolige stekker type CEE 38O Volt 32 Amp. verbonden welke kan afgehaald worden op het secretariaat en waarvoor de deelnemer verantwoordelijk blijft.  Een ontvangstbewijs zal door de deelnemer dienen ondertekend te worden.
47. Aansluiting:
    • a) Vermogens kleiner dan 3 Kw.
      De spanning is 220 Volt 2 draden (phase + nulleider)
      De deelnemer dient te beschikken over een soepele aansluitkabel 2 x 4 mm² of 2 x 4 mm² + aardgeleider van minimum 3 m lengte.  De verdeelkast moet minstens bestaan uit een tweepolige hoofdschakelaar 16 Amp. , gevolgd van smeltveiligheden of automaten.  Indien er slechts 2 smeltveiligheden geplaatst worden mogen deze de 15 Amp. niet overtreffen.  Indien er 4 of meer geplaatst worden dienen altijd 2 hoofd­smeltveiligheden van max. 15 Amp. te worden geplaatst.  De hoofdschakelaar en hoofdsmeltveiligheden mogen vervangen worden door een automaat van 15 Amp.
    • b) Vermogens hoger dan 3 Kw. en max. 10 Kw.
      De spanning is 220 Volt., 2 draden (phase en nulleider) en 380 Volt tussen de 3 phazen.  De deelnemer dient te beschikkenover een soepele aansluitkabel 4 x 4 mm² of 4 x 4 mm² + aardgeleider van minimum 3 m lengte.  De verdeelkast moet bestaan uit een vierpolige hoofdschakelaar van 32 Amp., gevolgd van 3 hoofdsmelt­veiligheden van max. 20 Amp.  De verdere onderverdeling gebeurt naar eigen keuze.  De hoofdschakelaar en hoofdzekerheden mogen vervangen worden door een vierpo­lige automaat van max. 20 Amp.
    • c) Vermogens hoger dan 10 Kw. of bijzondere vereisten.
      De aansluiting gebeurt vierdraads zoals vermeld onder b) hierboven: maar ze maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke financiële regeling.

48. De CEE stekker die ter beschikking van de deelnemer wordt gesteld dient na de beurs op het secretariaat terug ingeleverd te worden.
49. Verdeelkasten worden verhuurd (zie bijzonder reglement art. 10). Zij dienen afgehaald op het secretariaat. Een ontvangstbewijs zal door de deelnemer dienen ondertekend te worden. Na de beurs dienen zij op het secretariaat terug ingeleverd te worden. Bij niet-inlevering zullen deze kasten tegen kostprijs in rekening gebracht worden op de eindfactuur.
50. Het is ten strengste verboden zelf de stand aan te sluiten.
51. Elke schade aan stroombanen door het trekken aan de verbindingskabels valt ten laste van de respectievelijke deelnemers.
52. Iedere stroomonderbreking welke het gevolg is van het verzwaren van eigen zekeringen kan slechts hersteld worden gedurende de sluitingsuren voor bezoekers.  De herstelkosten vallen ten laste van de deelnemer.
53. Gezien de aangesloten deelnemers over een eigen aansluitdoos beschikken is iedereen individueel verplicht iedere avond zijn verbinding af te sluiten.
54. De keuring van de stand, de aansluiting zijn in het standgeld begrepen. Verbeteringswerken, bijkomende keuringen, levering van smeltveiligheden, kabel, enz.zijn ten laste van de deelnemer (zie bijzonder reglement art. 10)
55. De elektricien van de beurzen, bij wie alle verdere inlichtingen kunnen verkregen wor­den: Gevaert Andre, Rumbeeksesteenweg 279, 8800 Roeselare. Tel.: 051/20 38 32

WATER en GAS

56. Watertoevoer en/of waterafvoer moeten afzonderlijk aangevraagd worden.
57. Iedere deelnemer is verplicht de noodzakelijke leidingen doorheen zijn stand te laten plaatsen.
58. De prijs van de uitvoering wordt door de deelnemer met de installateur afgesproken en de facturatie geschiedt rechtstreeks door de installateur aan de deelnemer. In deze draagt de inrichter geen enkele verantwoordelijkheid. De overeengekomen prijs dient vooraf betaald te worden.

ORDEMAATREGELEN

59. De deelnemers verplichten zich ertoe geen oneerlijke middelen of oneerlijke concurrentie toe te passen. Alle verplichtingen opgelegd door de wet op de handelspraktijken (14.07.91) moeten strikt nageleefd worden. De prijsaanduiding moet eerlijk en duidelijk zijn.
60. Het is verboden monsters of drukwerken uit te delen buiten de gehuurde ruimte. Het is verboden luidruchtig op te treden, demonstraties te geven of reclame te voeren op een wijze die de nabijgelegen standen stoort.  De organisatie kan beslissen om op eigen initiatief activiteiten te laten doorgaan in de Hallen en zal de hinder voor exposanten tot een minimum herleiden.
61. Aan de houders van een TV-toestel wordt het toegelaten hun apparaat te laten spelen, doch het geluidsvolume moet zodanig geregeld zijn, dat het enkel in hun eigen stand hoorbaar is.
62. De wagens van de deelnemers moeten geparkeerd worden op de plaatsen aangeduid door de dienst. Het stilhouden van voertuigen buiten de voorziene plaatsen is verboden.  Zij moeten zich bovendien voegen naar de aanwijzingen van de politie en de inrichter.
63. Geen enkele publiciteit onder welke vorm ook mag op de parking gevoerd worden, tenzij na uitdrukkelijke toelating van de organisatie.
64. De in- en uitgangen, alsook de toegangswegen dienen steeds vrijgehouden te worden.
65. Gedurende de openingsuren van de beurs zijn de deelnemers verplicht permanent op de stand aanwezig te zijn.  Bij niet-naleving kan de inrichter de passende maatregelen treffen.  De deelnemers zijn verplicht een kwartier voor de opening de beurs op hun stand aanwezig te zijn.  Indien de exposant extra materiaal wenst aan te leveren tijdens de beursdagen, dan kan dit buiten de openingsuren en enkel op afspraak.  Een uur voor aanvang van de beurs, blijven de poorten gesloten om de temperatuur in de hallen op niveau te kunnen houden. Het is expliciet verboden om vóór het definitieve sluitingstijdstip van de beurs bepaalde goederen, tentoongestelde producten e.e. van de stand weg te nemen.  Alle producten, goederen, constructies ed die door de exposant/deelnemer en/of door diens medewerker(s) nog niet zijn verwijderd uiterlijk 48 uur na definitieve sluiting van de beurs, mogen door de organisatie worden verwijderd en dit op kosten en risico van de exposant.
66. De horecastanden dienen 2 uur na sluitingstijd van de beurs volledig dicht te zijn. Alle exposanten worden verzocht Expo Roeselare ten laatste 2 uur na sluitingstijd te verlaten. Bij overtre­ding of niet-naleving van deze richtlijn is uitsluiting aan een volgende editie voorzien.
67. Ballonnetjes met een brandbaar en/of giftig gas mogen niet in de inrichting aanwezig zijn.
68. Gebruik van butaan- en propaangas moet vooraf aangevraagd worden.
69. Het is ten strengste verboden kaarsen te laten branden op de standen.

VERANTWOORDELIJKHEID

71. De toestellen, werktuigen en leidingen moeten geplaatst en gehanteerd worden volgens de veiligheidsvoorschriften. Voor deze en voor de demonstraties moet de deelnemer zichzelf in regel stellen met de wet- en veiligheidsvoorschriften dienaangaande.
72. De inrichter draagt in dat verband geen verantwoordelijkheid. Mocht hij door derden betrokken worden, dan zal hij door de deelnemer ontlast zijn van alle vervolgingen en veroordelingen. Voor stoffen, producten en apparaten, die door de inrichter gevaarlijk geacht worden, kan de wegneming bevolen worden op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer.
73. De deelnemer sluit door zijn deelname elke verantwoordelijkheid van de inrichter uit, voor wat betreft de gebeurlijke ongevallen, schade aan, vernietiging of diefstal van koopwaren of standenmateriaal, door verhuizingen, voor, gedurende of na de beurs, zelfs wanneer dit zou te wijten zijn door een of andere nalatigheid van de inrichter of zijn aangestelden, ook door een gebrek of zelfs slechte staat van de installaties of voorwerpen die behoren of ten dienste staan van de inrichter.

ROOKVERBOD

74. De geldende wetgeving met betrekking tot het rookverbod in openbare plaatsen, meer bepaald art. 2 van het K.B. van 13.12.2005
    “Het is verboden te roken in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn”.
    Vanaf 2023 zullen wij streng toezien op het naleven van het rookverbod. Het is niet toegelaten om tijdens de openingsuren van de beurs te roken in Expo Roeselare. Roken kan enkel buiten Expo Roeselare, aan de hoofdingang.  De nooddeuren mogen tijdens de beurs enkel geopend worden in nood.  Roken valt niet onder een noodsituatie. 

HEIRKRACHT – BETWISTINGEN

75. Mocht een geval van overmacht (onverwachte pandemie, aanslag, weersomstandigheden, …) het houden van de beurs onmogelijk maken dan zullen de deelnemers geen aanspraak maken op schadeloosstelling noch op terugbetaling.
76. De inrichter behoudt zich het recht voor de bepalingen van onderhavig reglement te wijzigen, indien de omstandigheden zulks mochten eisen en mits kennisgeving der beslissing aan de deelnemers. Nadere voorschriften zullen bij middel van berichten worden medegedeeld aan de deelnemers.  Deze verbinden er zich toe deze voorschriften na te leven. De deelnemers aanvaarden zonder enig voorbehoud het algemeen en bijzon­der reglement voor hen, hun vertegenwoordigers, afgevaardigden, bedienden en werklie­den.
77. Alle punten die door het algemeen of bijzonder reglement of door de latere mededelingen niet voorzien zijn, moeten in ieder geval onderworpen worden aan het oordeel van de inrichter, die bevoegd is tot elke beslissing, en deze is onherroepelijk.
78. De inrichter behoudt zich het recht voor alle passende maatregelen te nemen tegenover diegenen die het algemeen of bijzonder reglement overtreden.
79. Op alle overeenkomsten tussen de exposant en Expozia BV is Belgisch recht van toepassing. Tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen, worden alle geschillen die verband houden met de overeenkomst(en) tussen de exposant en Expozia BV, beslecht door de bevoegde rechter van de plaats van de maatschappelijke zetel van Expozia BV.

SPECIALE BEPALING INZAKE COVID

80. Om het voor alle partijen haalbaar te maken zich te engageren, voegen wij volgende bepalingen toe. We hebben gezocht naar een evenwicht die zowel de belangen van de organisator als exposant in rekening brengt.

• • Indien de organisator de beurs niet laat doorgaan omwille van Covid of een andere pandemie (geen toestemming van de bevoegde instanties, onvoldoende draagvlak bij bezoekers, dreigende lockdown, …), krijgt de exposant de kans zijn inschrijving te verleggen naar het volgend jaar of te annuleren. Indien de exposant annuleert en reeds inschrijvingsgeld betaald heeft, wordt deze binnen de dertig dagen terugbetaald.
  • Annulatie omwille van personeelstekort wordt niet aanvaard.
  • Een subjectief gevoel van onveiligheid bij medewerkers of bedrijfsleiders kan geen aanleiding geven tot annulatie.
  • Indien de toestemming om de beurs te laten doorgaan onderhevig is aan maatregelen die door de overheid worden opgelegd, zal de organisatie deze maatregelen toepassen. Exposanten kunnen geen enkele maatregel inroepen om af te zien van hun deelname aan de beurs.  In dat geval gelden de algemene bepalingen rond annulatie van deelname.

Laatste wijziging op 15 04 2024