Organisatie

EXPOZIA BV  – versie 10.03.2026

Adres beurslocatie

EXPO ROESELARE
Diksmuidsesteenweg 400
8800 Roeselare

Contact

Expozia BV
Eva Lodewyck – operationeel en sales
Arme-Klarenstraat 55
8800 Roeselare
BTW: BE 1009.730.408
Tel.: 0471 92 61 57
E-mail: eva.lodewyck@expozia.be

1. Inrichter

1.1 De beurzen worden georganiseerd met als doel bij te dragen aan de bloei van het handelsleven en de economie van de streek waarin zij plaatsvinden.

1.2 De verantwoordelijke inrichter is Expozia BV, gevestigd te Arme-Klarenstraat 55, 8800 Roeselare.

2. Opening

Zie bijzonder reglement, artikel 3 en 4.

3. Deelnamevoorwaarden

Zie bijzonder reglement, artikel 8.

3.1 Aanvragen tot deelname gebeuren uitsluitend via het online inschrijvingsformulier op de website van de beurs. Uitzonderlijk kan worden ingeschreven via een papieren inschrijvingsformulier, dat volledig ingevuld en ondertekend moet worden bezorgd aan het secretariaat of per e-mail.

3.2 De inrichter behoudt zich het recht voor om een inschrijving al dan niet te aanvaarden.

3.3 Inschrijvingen gebeuren op persoonlijke titel en mogen niet worden overgedragen aan derden.

3.4 De deelname is pas geldig nadat de exposant een bevestiging per e-mail heeft ontvangen van de organisator.

3.5 Redenen om een exposant niet toe te laten zijn onder meer, doch niet beperkt tot:

• een overaanbod aan bedrijven met gelijkaardige producten of diensten;
• verbale of fysieke agressie tegenover exposanten en/of organisatoren tijdens vorige edities;
• overmatig alcoholgebruik;
• weigering om het algemeen reglement na te leven;
• niet-betaling van de factuur voor deelname;
• overtreding van of niet-naleving van veiligheidsvoorschriften;
• het niet weghalen van eigen afval, verpakkingsmateriaal, tapijten in vorige edities;
• het innemen van meer grondoppervlak zonder betaling in vorige edities;
• De organisator kan een deelnemer weigeren of uitsluiten wanneer deze door zijn gedrag de goede naam, de organisatie of het vlotte verloop van de beurs schaadt, onder meer door het verspreiden van foutieve of misleidende informatie, het aanzetten van andere exposanten of het creëren van onrust of verdeeldheid.

3.6 De deelnemer verbindt zich ertoe uitsluitend die producten tentoon te stellen die uitdrukkelijk werden vermeld op het inschrijvingsformulier. Bij overtreding heeft de inrichter het recht om niet-toegelaten producten op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer van de stand te laten verwijderen.

4. Verhuring, betaling en annulatie

Zie inschrijvingsfiche en bijzonder reglement, artikel 9.

4.1 De inschrijving van de deelnemer voor een gewenste of gekozen standplaats is definitief zodra het inschrijvingsformulier is ingediend en de volledige factuur is betaald. De inrichter is hierdoor evenwel niet automatisch gebonden.

4.2 De factuur dient te worden betaald binnen acht dagen na factuurdatum.

4.3 Standen worden ondeelbaar verhuurd en mogen niet worden onderverhuurd. Publiciteit mag enkel worden gevoerd voor de eigen firma of producten van de deelnemer.

4.4 De deelname is pas definitief na volledige betaling binnen de gestelde termijn. Bij niet-betaling kan de inschrijving van rechtswege worden geannuleerd, onverminderd het recht op invordering van reeds opgemaakte facturen. Niet-betaling ontslaat de deelnemer niet van de kosten.

4.5 De inrichter behoudt zich het recht voor om, mits kennisgeving aan de deelnemer, te allen tijde de toegewezen standplaats en/of oppervlakte te wijzigen. Dit gebeurt enkel uitzonderlijk en wordt door de organisator grondig gemotiveerd.

4.6 Betalingen gebeuren uitsluitend op rekening van Expozia BV.

4.7 Een onbetaalde factuur brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest op van 1% per maand.

4.8 Bij niet-betaling op de vervaldag wordt een eerste kosteloze betalingsherinnering verstuurd.
Indien de betaling niet wordt ontvangen binnen een termijn van 14 kalenderdagen na verzending van deze herinnering, is van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd overeenkomstig artikel XIX.4 van het Wetboek Economisch Recht, namelijk:

• €20 indien het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan €150;
• €30 vermeerderd met 10% van het bedrag boven €150 indien het verschuldigde saldo tussen €150,01 en €500 ligt;
• €65 vermeerderd met 5% van het bedrag boven €500 met een maximum van €2.000 indien het verschuldigde saldo hoger is dan €500.
  Daarnaast kan een nalatigheidsinterest worden aangerekend overeenkomstig de wettelijke interestvoet.

4.10 Alle reeds betaalde sommen blijven eigendom van de inrichter wanneer de deelnemer afziet van zijn inschrijving.

4.11 Bij schriftelijke annulatie door de exposant wordt een forfaitair annuleringskost van € 200,- aangerekend. Annulatie tot honderdtwintig dagen vóór aanvang van de beurs is 50% van het verschuldigde bedrag verschuldigd. Bij annulatie minder dan negentig dagen vóór aanvang van de beurs is het volledige bedrag verschuldigd. Zie art. 9 in het bijzonder reglement.

5. Standen

5.1 Standen worden verhuurd volgens het grondplan. De minimale standoppervlakte bedraagt 9 m², behoudens specifieke uitzonderingen.

5.2 Het huren van een standruimte verleent geen enkel voorrangsrecht of aanspraak voor volgende beurzen.

5.3 Exposanten kunnen op basis van het digitale beursgrondplan van Expo Hallen Roeselare hun standruimte kiezen. De organisatie zal deze wens zoveel mogelijk respecteren. Indien dit niet of niet langer mogelijk is, kent de organisatie een gelijkwaardige standoppervlakte toe, al dan niet in samenspraak met de exposant.

5.4 Het is mogelijk om gedurende maximaal zeven dagen een optie te nemen op een bepaalde standruimte, tenzij anders overeengekomen met de organisatie.

5.5 Iedere deelnemer is verplicht om op eigen kosten en verantwoordelijkheid een stand te bouwen en in te richten, inclusief wanden, verlichting en vloerbekleding. Bij niet-naleving kan de deelname voor het volgende jaar vervallen.

5.6 De deelnemers verbinden zich ertoe de toegewezen standruimte, afmetingen en aanwijzigen van de organisatie te respecteren in verband met verdeling van de standen, de opbouw, de aankleding en de ontruiming. De breedte van de gangen mag onder geen enkele voorwaarde worden verminderd. De inrichter kan, door zijn aangestelden en op kosten van de deelnemer, de stand laten terugbrengen tot de correcte afmetingen.

5.7 Expositiewagens kunnen enkel in de hallen worden toegelaten op uitdrukkelijk en voorafgaand verzoek.

5.8 De deelnemer is verplicht zijn stand steeds in nette en verzorgde staat te houden.

5.9 Om de veiligheid te verhogen kan de inrichter op bepaalde standen een draagbaar snelblusapparaat van 6 kg, type ABC, plaatsen. De deelnemer blijft verantwoordelijk voor de teruggave in ongebruikte en onbeschadigde toestand, tenzij het toestel werd gebruikt voor brandbestrijding.

5.10 Voor de inrichting en decoratie van standen mogen geen licht ontvlambare materialen worden gebruikt, zoals stro, papier, karton, gordijnen of doeken zonder brandvertragende behandeling. Op vraag van de brandweer moet een attest kunnen worden voorgelegd.

5.11 Evenmin mogen materialen worden gebruikt die onder invloed van warmte rookgassen vrijgeven, zoals polystyreen, PVC-bekleding, isomo en gelijkaardige materialen.

5.12 Het is ten strengste verboden kaarsen, open vuur, branders, vuurkorven of andere ontstekingsbronnen en brandbare of ontvlambare materialen te gebruiken of te laten branden op de standen.

6. Opbouw en afbraak van de standen

Zie bijzonder reglement, artikel 5, 6 en 7.

6.1 De tentoonstellingshallen zijn toegankelijk voor deelnemers vanaf de dag vermeld in het bijzonder reglement en/of in het afzonderlijke document betreffende opbouw en afbraak.

6.2 Geen enkele deelnemer mag starten met de inrichting van zijn stand zonder voorafgaande toelating van het secretariaat. Het secretariaat verstrekt de nodige praktische richtlijnen.

6.3 De vloer in de expohallen is effen. Het is verboden deze vloer te schilderen, te beplakken of erin te nagelen.

6.4 Alle deelnemers zijn verplicht bij opbouw, gebruik en afbraak een onderlegger op de vloer aan te brengen, om vervuiling door olie, verf, mortel en gelijkaardige stoffen te vermijden. Verfresten en dergelijke mogen enkel worden uitgegoten in de daarvoor voorziene recipiënten.

6.5 De deelnemers moeten hun standen plaatsen en verwijderen zonder schade toe te brengen aan muren, vloeren of wanden. Het is verboden standen op enige wijze vast te hechten aan muren, spanten of vloeren. Eventuele schade moet onmiddellijk worden vergoed.

6.6 Tijdens opbouw en afbraak is het enkel toegelaten om met personenwagens, camionetten en lichte vrachtwagens op luchtbanden in de hallen te rijden.

6.7 Standen die niet beantwoorden aan de door de inrichter opgelegde normen, worden niet toegelaten.

7. Toegangsprijzen

Zie bijzonder reglement, artikel 10.

7.1 Personen die een stand bedienen, krijgen vrije toegang op vertoon van een uniforme exposantenbadge met het logo van de beurs.

7.2 Deze badges kunnen worden afgehaald op het secretariaat van de beurs vanaf de start van de opbouw van de betreffende stand. Tijdens de beurs zelf worden geen bijkomende badges meer uitgereikt. De badges dienen na afloop terugbezorgd te worden in het secretariaat.

7.3 In geval van misbruik door de exposant en/of diens medewerkers kunnen de badges worden teruggevorderd.

8. Publiciteit en propaganda

8.1 Aan het publiek wordt gratis een grondplan uitgereikt.

8.2 De inrichter maakt gebruik van verschillende publiciteitsmiddelen. Zie bijzonder reglement, art. 11

8.3 Indien passend binnen de context van de beurs, kan de organisatie bijkomende activiteiten voorzien om extra bezoekers aan te trekken.

9. Verzekering

9.1 Een brandverzekering is inbegrepen in de huurprijs van de standen.

9.2 De deelnemer verbindt zich ertoe de lijst van tentoongestelde producten  – aard, hoeveelheid en waarde  – correct en volledig op het inschrijvingsformulier te vermelden.

9.3 Door het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verklaart de deelnemer afstand te doen van elk verhaal tegenover de inrichter en de Stad.

9.4 Elke exposant is verplicht zelf een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) af te sluiten.

9.5 De organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal of schade veroorzaakt door derden of andere exposanten, noch tijdens opbouw, beurs of afbraak.

9.6 Om het risico op diefstal te dekken, volstaat het in sommige gevallen om de eigen verzekeringsmakelaar te verwittigen dat de goederen tijdelijk in Expo Roeselare worden ondergebracht voor de duur van de beurs. Vaak kan een bestaande diefstalverzekering worden uitgebreid. De deelnemer informeert zich hierover best bij zijn makelaar.

10. Elektriciteit en verlichting

10.1 Iedere deelnemer moet beschikken over een eigen verdeelstekker. De hoofdschakelaar in de stand is een differentieelschakelaar met een gevoeligheid van maximaal 0,3 ampère. Deze kan worden gehuurd via de organisatie en afgehaald op het secretariaat bij de start van de opbouw.

10.2 De elektrische uitrusting van iedere stand moet voldoen aan:

• de voorschriften van het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming (ARAB);
• de bepalingen van de meest recente uitgave van het AREI;
• de voorschriften van de inrichter.

10.3 Toestellen die volgens de voorschriften geaard moeten zijn, moeten voorzien zijn van een bijkomende geel-groene aardgeleider.

10.4 De voedingsspanning bedraagt 220/380 volt.

10.5 De elektrische installatie van de deelnemer wordt gekeurd door een erkend keuringsorganisme, aangeduid door de inrichter. Na goedkeuring mag de installatie uitsluitend door de daartoe aangeduide elektricien op het beursnet worden aangesloten.

10.6 Wanneer de verdeelinrichting voldoet aan de veiligheidsvoorschriften, wordt op de aansluitkabel een vijfpolige stekker type CEE 380 Volt 32 Amp. bevestigd. Deze stekker kan worden afgehaald op het secretariaat en blijft onder verantwoordelijkheid van de deelnemer. De deelnemer ondertekent hiervoor een ontvangstbewijs.

10.7 Aansluitvoorwaarden:

a) Vermogen kleiner dan 3 kW

spanning: 220 Volt, 2 draden (fase + nulleider);
aansluitkabel: soepel, 2 x 4 mm² of 2 x 4 mm² + aardgeleider, minimum 3 meter;
verdeelkast: minstens een tweepolige hoofdschakelaar van 16 Amp., gevolgd door smeltveiligheden of automaten;
bij slechts twee smeltveiligheden mogen deze maximaal 15 Amp. bedragen;
bij vier of meer smeltveiligheden moeten steeds twee hoofdsmeltveiligheden van maximaal 15 Amp. worden geplaatst;
hoofdschakelaar en hoofdsmeltveiligheden mogen worden vervangen door een automaat van 15 Amp.

b) Vermogen hoger dan 3 kW en maximaal 10 kW

spanning: 220 Volt, 2 draden (fase en nulleider), en 380 Volt tussen de 3 fasen;
aansluitkabel: soepel, 4 x 4 mm² of 4 x 4 mm² + aardgeleider, minimum 3 meter;
verdeelkast: een vierpolige hoofdschakelaar van 32 Amp., gevolgd door 3 hoofdsmeltveiligheden van maximaal 20 Amp.;
verdere onderverdeling vrij te bepalen;
hoofdschakelaar en hoofdzekerheden mogen worden vervangen door een vierpolige automaat van maximaal 20 Amp.

c) Vermogen hoger dan 10 kW of bijzondere vereisten

aansluiting gebeurt vierdraads zoals vermeld onder b);
hiervoor geldt een afzonderlijke financiële regeling.

10.8 De ter beschikking gestelde CEE-stekker moet na de beurs worden terugbezorgd aan het secretariaat. Bij het niet terugbrengen van de elektrische apparatuur zal deze worden aangerekend.

10.9 Verdeelkasten kunnen worden gehuurd en moeten worden afgehaald op het secretariaat. De deelnemer ondertekent hiervoor een ontvangstbewijs. Na de beurs moeten deze opnieuw op het secretariaat worden ingeleverd. Bij niet-teruggave worden de kasten aan kostprijs aangerekend op de eindfactuur.

10.10 Het is ten strengste verboden om zelf de stand op het elektriciteitsnet aan te sluiten.

10.11 Schade aan stroombanen door het trekken aan verbindingskabels is volledig ten laste van de betrokken deelnemer.

10.12 Iedere stroomonderbreking die het gevolg is van het verzwaren van eigen zekeringen kan enkel worden hersteld buiten de openingsuren voor bezoekers. De herstelkosten zijn ten laste van de deelnemer.

10.13 Elke deelnemer is verplicht om iedere avond zijn elektrische aansluiting af te sluiten en de lichten van hun eigen stand te doven.

10.14 De keuring van de stand en de standaard aansluiting zijn inbegrepen in het standgeld. Verbeteringswerken, bijkomende keuringen, levering van smeltveiligheden, kabels en andere bijkomende materialen zijn ten laste van de deelnemer.

10.15 Voor verdere technische inlichtingen kan contact worden opgenomen met de elektricien van de beurs:

Raf Adams – 71 Rentals | info@71rentals.be | 0486876312

11. Water en gas

11.1 Wateraanvoer en/of waterafvoer moeten afzonderlijk worden aangevraagd.

11.2 Iedere deelnemer is verplicht de noodzakelijke leidingen doorheen zijn stand te laten plaatsen.

11.3 De prijs van uitvoering wordt rechtstreeks afgesproken tussen de deelnemer en de installateur. Facturatie gebeurt rechtstreeks door de installateur aan de deelnemer. De inrichter draagt hierin geen enkele verantwoordelijkheid. De overeengekomen prijs moet vooraf worden betaald.

12. Ordemaatregelen

12.1 De deelnemers verbinden zich ertoe geen oneerlijke middelen of oneerlijke concurrentie toe te passen. Alle verplichtingen opgelegd door de wet op de handelspraktijken moeten strikt worden nageleefd. Prijsaanduidingen moeten eerlijk en duidelijk zijn.

12.2 Het is verboden om monsters of drukwerk uit te delen buiten de gehuurde standruimte. Luidruchtig optreden, demonstraties geven of reclame voeren op een wijze die naburige standen stoort, is niet toegelaten. De organisatie kan op eigen initiatief activiteiten laten plaatsvinden in de hallen en zal eventuele hinder voor exposanten zoveel mogelijk beperken.

12.3 Het gebruik van een televisie op de stand is toegelaten, op voorwaarde dat het geluidsvolume zo wordt geregeld dat het enkel hoorbaar is binnen de eigen stand.

12.4 Voertuigen van deelnemers moeten worden geparkeerd op de plaatsen aangeduid door de dienst. Stilstaan buiten de voorziene zones is verboden. Deelnemers moeten zich tevens schikken naar de aanwijzingen van politie en inrichter.

12.5 Geen enkele vorm van publiciteit is toegestaan op de parking, tenzij met uitdrukkelijke toelating van de organisatie.

12.6 In- en uitgangen en toegangswegen moeten steeds vrij blijven.

12.7 Tijdens de openingsuren van de beurs zijn deelnemers verplicht permanent aanwezig te zijn op hun stand. Bij niet-naleving kan de inrichter passende maatregelen nemen.

12.8 De deelnemers moeten ten laatste dertig minuten voor opening aanwezig zijn op hun stand.

12.9 Indien de exposant tijdens de beursdagen extra materiaal wenst aan te voeren, kan dit uitsluitend buiten de openingsuren en enkel op afspraak.

12.10 Eén uur voor de aanvang van de beurs blijven de poorten gesloten om de temperatuur in de hallen op peil te houden.

12.11 Het is uitdrukkelijk verboden om vóór het definitieve sluitingsuur van de beurs goederen, tentoongestelde producten of ander materiaal van de stand te verwijderen.

12.12 Alle producten, goederen, constructies en materialen die na de definitieve sluiting van de beurs en aan de start van de reiniging van de vloer nog niet door de exposant of diens medewerkers zijn verwijderd, mogen door de organisatie worden verwijderd op kosten en risico van de exposant. Zie bijzonder reglement art. 6

12.13 Horecastanden moeten uiterlijk twee uur na sluiting van de beurs volledig gesloten zijn. Alle exposanten dienen Expo Roeselare uiterlijk twee uur na sluitingstijd te verlaten. Bij overtreding of niet-naleving kan uitsluiting van een volgende editie volgen.

12.14 Ballonnen gevuld met brandbaar en/of giftig gas zijn niet toegelaten in de inrichting.

12.15 Het gebruik van butaan- en propaangas moet vooraf worden aangevraagd.

13. Verantwoordelijkheid

13.1 Toestellen, werktuigen en leidingen moeten worden geplaatst en gebruikt overeenkomstig alle geldende veiligheidsvoorschriften. De deelnemer staat zelf in voor de naleving van alle wettelijke en veiligheidsvoorschriften, ook met betrekking tot demonstraties.

13.2 De inrichter draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid. Indien de inrichter door derden in rechte wordt betrokken, zal de deelnemer hem volledig vrijwaren voor alle vervolgingen en veroordelingen. Stoffen, producten of apparaten die door de inrichter als gevaarlijk worden beschouwd, kunnen op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer worden verwijderd.

13.3 Door zijn deelname sluit de deelnemer elke aansprakelijkheid van de inrichter uit voor ongevallen, schade, vernietiging of diefstal van koopwaren of standmateriaal, tijdens verhuizingen en vóór, tijdens of na de beurs, zelfs indien dit het gevolg zou zijn van nalatigheid van de inrichter of diens aangestelden, of van gebreken of slechte staat van installaties of voorwerpen die aan de inrichter toebehoren of door hem ter beschikking worden gesteld.

14. Rookverbod

14.1 De geldende wetgeving inzake rookverbod in openbare plaatsen is van toepassing, met inbegrip van artikel 2 van het Koninklijk Besluit van 13 december 2005: “Het is verboden te roken in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn.” Dit verbod geldt eveneens voor elektronische sigaretten (vapes) en gelijkaardige toestellen.

14.2 Sinds 2023 wordt streng toegezien op de naleving van het rookverbod. Tijdens de openingsuren van de beurs is roken in Expo Roeselare niet toegelaten.

14.3 Roken is enkel toegestaan buiten Expo Roeselare, aan de hoofdingang.

14.4 Nooddeuren zijn geen doorgangen en mogen uitsluitend worden gebruikt in geval van nood of evacuatie. Het is verboden de hal via een nooddeur te verlaten of opnieuw te betreden. Elk misbruik van nooddeuren kan aanleiding geven tot sancties of verwijdering van de beurs. Roken en plassen gelden niet als noodsituatie.

15. Overmacht en betwistingen

15.1 Indien een geval van overmacht, zoals onder meer een onverwachte pandemie, aanslag of extreme weersomstandigheden, het organiseren van de beurs onmogelijk maakt, kunnen deelnemers geen aanspraak maken op enige schadevergoeding of terugbetaling.

15.2 De inrichter behoudt zich het recht voor om bepalingen van dit reglement te wijzigen indien de omstandigheden dit vereisen, mits kennisgeving aan de deelnemers. Aanvullende voorschriften worden meegedeeld via berichten aan de deelnemers, die zich ertoe verbinden deze na te leven.

15.3 Door hun deelname aanvaarden de deelnemers zonder enig voorbehoud zowel het algemeen als het bijzonder reglement, voor zichzelf en voor hun vertegenwoordigers, afgevaardigden, bedienden en werklieden.

15.4 Alle gevallen die niet uitdrukkelijk geregeld zijn in het algemeen of bijzonder reglement, of in latere mededelingen, worden beoordeeld door de inrichter. Zijn beslissing is bindend.

15.5 De inrichter behoudt zich het recht voor om alle passende maatregelen te nemen tegenover personen die het algemeen of bijzonder reglement overtreden.

15.6 Op alle overeenkomsten tussen de exposant en Expozia BV is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Tenzij partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen, worden alle geschillen beslecht door de bevoegde rechter van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van Expozia BV.

16. Speciale bepaling inzake covid of andere pandemieën

16.1 Om het engagement voor alle partijen haalbaar te maken, gelden volgende bijkomende bepalingen. Hierbij werd gestreefd naar een evenwicht tussen de belangen van de organisator en die van de exposant.

16.2 Annulatie omwille van personeelstekort wordt niet aanvaard. De stand dient te allen tijde bemand te zijn.

16.3 Een subjectief gevoel van onveiligheid bij medewerkers of bedrijfsleiders kan geen aanleiding geven tot annulatie.

16.4 Indien toestemming voor het laten doorgaan van de beurs afhankelijk is van door de overheid opgelegde maatregelen, zal de organisatie deze maatregelen toepassen. Exposanten kunnen dergelijke maatregelen niet inroepen om af te zien van hun deelname. In dat geval blijven de algemene annulatievoorwaarden onverkort van toepassing.

Laatste wijziging: 10.03.2026